Cara Menggunakan Fungsi IF Bertumpuk dan Cara Mengatasi Kesalahan di Ms Excel

Terapkan Ke: Excel 2016 Excel 2013 Excel 2010 Excel 2007 Selengkapnya...

Fungsi IF memungkinkan Anda untuk membuat perbandingan logis antara nilai dan apa yang diharapkan dengan menguji kondisi dan mengembalikan hasil jika True atau False.

=IF(Sesuatu adalah Benar, lakukanlah sesuatu, jika tidak lakukanlah hal lain)

Sehingga pernyataan IF bisa memiliki dua hasil. Hasil pertama yaitu jika perbandingan Anda adalah Benar, dan hasil kedua adalah jika perbandingannya Salah.

Pernyataan IF sangat kuat, dan membentuk dasar dari banyak model lembar bentang, namun pernyataan ini juga merupakan penyebab utama dari banyak masalah lembar bentang. Secara ideal, pernyataan IF harus berlaku terhadap kondisi minimal, seperti Pria/Wanita, Ya/Tidak/Mungkin, misalnya, namun terkadang Anda mungkin perlu mengevaluasi skenario lebih kompleks yang membutuhkan penumpukan* lebih dari 3 fungsi IF secara bersamaan.

* “Penumpukan” mengacu kepada praktik penggabungan beberapa fungsi secara bersamaan dalam satu rumus.

Keterangan

Meskipun Excel memperbolehkan Anda untuk menumpuk hingga 64 fungsi IF yang berbeda, hal tersebut tidak disarankan untuk dilakukan. Mengapa?

Beberapa pernyataan IF memerlukan banyak pemikiran untuk menyusun dengan benar dan memastikan bahwa logika tersebut dapat menghitung setiap kondisi dengan benar hingga selesai. Jika Anda tidak menumpuk rumus dengan benar 100%, rumus mungkin akan berfungsi 75%, namun 25% akan mengembalikan hasil yang tidak diharapkan. Sayangnya, kemungkinan Anda mendapatkan 25% adalah kecil.
Beberapa pernyataan IF dapat menjadi sangat sulit untuk dipertahankan, terutama ketika kembali beberapa waktu kemudian lalu mencoba mencari tahu apa yang pernah Anda, atau lebih buruk lagi, orang lain, coba lakukan.

Jika Anda menemukan pernyataan IF yang tampaknya hanya terus berkembang tanpa terlihat bagian akhirnya, waktunya untuk meletakkan mouse dan memikirkan strategi kembali.

Mari kita lihat cara membuat pernyataan IF bertumpuk yang kompleks dengan benar, menggunakan beberapa IF, dan kapan mengenali waktu untuk menggunakan alat lain dalam gudang Excel Anda.

Contoh

Berikut adalah contoh pernyataan IF bertumpuk yang relatif standar untuk mengonversi nilai ujian siswa menjadi peringkat huruf yang setara.

=IF(D2>89,"A",IF(D2>79,"B",IF(D2>69,"C",IF(D2>59,"D","F"))))

Pernyataan IF bertumpuk yang kompleks ini mengikuti logika sederhana:

Jika Skor Ujian (di sel D2) lebih besar dari 89, siswa akan mendapatkan A
Jika Skor Ujian lebih besar dari 79, siswa akan mendapatkan B
Jika Skor Ujian lebih besar dari 69, siswa akan mendapatkan C
Jika Skor Ujian lebih besar dari 59, siswa akan mendapatkan D
Jika tidak siswa akan mendapatkan F

Contoh tertentu ini relatif aman karena tidak mungkin korelasi antar skor ujian dan nilai huruf akan berubah, sehingga tidak memerlukan pemeliharaan banyak. Namun perhatikan hal berikut ini, bagaimana jika Anda perlu mengelompokkan nilai antara A +, A dan A- (dan lain-lain)? Sekarang pernyataan IF empat kondisi Anda perlu ditulis ulang untuk memiliki 12 kondisi! Berikut bagaimana rumus Anda terlihat sekarang:

=IF(B2>97,"A+",IF(B2>93,"A",IF(B2>89,"A-",IF(B2>87,"B+",IF(B2>83,"B",IF(B2>79,"B-", IF(B2>77,"C+",IF(B2>73,"C",IF(B2>69,"C-",IF(B2>57,"D+",IF(B2>53,"D",IF(B2>49,"D-","F"))))))))))))

Rumus ini masih berfungsi dengan benar dan akan bekerja seperti yang diharapkan, namun akan memakan waktu lama untuk menulis dan lebih lama lagi untuk menguji guna memastikan rumus tersebut bekerja seperti yang Anda inginkan. Masalah mencolok lainnya adalah bahwa Anda dulunya harus memasukkan skor dan nilai huruf setara secara manual. Bukankah mungkin Anda secara tidak sengaja salah dalam mengetik? Sekarang bayangkan mencoba melakukan ini 64 kali dengan kondisi yang lebih kompleks! Tentu, hal ini mungkin dilakukan, tetapi apakah Anda benar-benar ingin takluk terhadap usaha seperti ini dan kemungkinan kesalahan yang akan sulit untuk ditemukan?

TIPS: Setiap fungsi dalam Excel memerlukan kurung buka dan tutup (). Excel akan mencoba membantu Anda mencari tahu apa yang terjadi dan di bagian mana dengan mewarnai bagian-bagian rumus yang berbeda saat mengeditnya. Sebagai contoh, jika ingin mengedit rumus di atas, saat Anda memindahkan kursor melewati setiap tanda kurung akhir“)”, warna tanda kurung buka yang terkait dengannya akan berubah menjadi warna yang sama. Hal ini dapat sangat berguna dalam rumus bertumpuk yang kompleks ketika mencoba mencari tahu apakah Anda memiliki cukup tanda kurung yang cocok.

Contoh tambahan

Berikut adalah contoh sangat umum dari menghitung Komisi Penjualan berdasarkan tingkat pencapaian Pendapatan.

=IF(C9>15000,20%,IF(C9>12500,17.5%,IF(C9>10000,15%,IF(C9>7500,12.5%,IF(C9>5000,10%,0)))))

Rumus ini mengatakan IF (C9 Lebih Besar daripada 15.000 lalu kembalikan 20%, IF (C9 Lebih Besar daripada 12.500 lalu kembalikan 17,5%, dan seterusnya...

Sementara contoh ini sangat mirip dengan contoh Nilai sebelumnya, rumus ini merupakan contoh yang baik dari seberapa sulit mempertahankan pernyataan IF besar. Apa yang perlu Anda lakukan jika organisasi memutuskan untuk menambahkan tingkat kompensasi baru dan bahkan mungkin mengubah nilai persentase atau dolar yang sudah ada? Akan ada banyak pekerjaan yang dilakukan!

TIPS: Anda dapat menyisipkan hentian baris dalam bilah rumus untuk membuat rumus panjang lebih mudah dibaca. Cukup tekan ALT+ENTER sebelum teks yang Anda inginkan untuk dibungkus ke baris baru.

Berikut adalah contoh skenario komisi dengan logika tidak beraturan:

Dapatkah Anda melihat kesalahannya? Bandingkan urutan perbandingan Pendapatan dengan contoh sebelumnya. Ke mana rumus ini akan berpengaruh? Benar, rumus ini akan berpengaruh dari bawah ke atas ($5.000 ke $15.000), bukan sebaliknya. Namun mengapa hal ini sangat penting? Hal ini penting karena rumus tidak dapat melewati evaluasi pertama untuk nilai lebih dari $5.000. Katakanlah Anda telah mendapatkan pendapatan $12.500 – pernyataan IF akan mengembalikan 10% karena nilai lebih besar dari $5.000, dan akan berhenti sana. Hal ini dapat menimbulkan permasalahan karena di banyak situasi jenis kesalahan ini dapat masuk tanpa diketahui hingga menimbulkan dampak negatif. Begitu mengetahui bahwa terdapat beberapa kesalahan serius dengan pernyataan IF bertumpuk yang kompleks, apa yang dapat Anda lakukan? Pada umumnya, Anda dapat menggunakan fungsi VLOOKUP, bukannya membuat rumus kompleks dengan fungsi IF. Dalam menggunakan VLOOKUP, Anda harus terlebih dahulu membuat tabel referensi:

=VLOOKUP(C2,C5:D17,2,TRUE)

Rumus ini berkata untuk mencari nilai dalam C2 di rentang C5:C17. Jika nilai telah ditemukan, kembalikan nilai terkait dari baris yang sama di kolom D.

=VLOOKUP(B9,B2:C6,2,TRUE)

Demikian pula, rumus ini mencari nilai di sel B9 dalam rentang B2:B22. Jika nilai telah ditemukan, kembalikan nilai terkait dari baris yang sama di kolom C.

CATATAN: Kedua VLOOKUP ini menggunakan argumen TRUE di akhir rumus, yang berarti kami menginginkan rumus untuk mencari kecocokan yang sesuai. Dengan kata lain, rumus akan sesuai dengan nilai yang tepat di tabel pencarian, serta nilai apa pun yang berada di antara keduanya. Dalam hal ini tabel pencarian perlu diurutkan dalam urutan Naik, dari yang terkecil ke terbesar.

VLOOKUP dibahas dengan lebih mendetail di sini, namun rumus ini jauh lebih sederhana daripada pernyataan IF bertumpuk tingkat 12, yang kompleks! Terdapat juga manfaat yang tidak benar-benar terpampang:

Tabel referensi VLOOKUP mudah untuk diakses dan dilihat.
Nilai tabel dapat dengan mudah diperbarui dan Anda tidak harus menyentuh rumus jika kondisi berubah.
Jika tidak ingin orang-orang melihat atau mengganggu tabel referensi Anda, cukup letakkan di lembar kerja lain.

Tahukah Anda?

Sekarang terdapat fungsi IFS yang dapat mengganti beberapa pernyataan IF bertumpuk dengan fungsi tunggal. Jadi bukannya contoh nilai awal kami, yang memiliki 4 fungsi IF bertumpuk: